Tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp được xem là giải pháp tối ưu cho tình hình kinh tế và xã hội hiện nay. Tìm hiểu quy trình livestream sự kiện ảo chuyên nghiệp sau đây.

Tổ chức sự kiện ảo hay còn được gọi với nhiều tên gọi khác như: Tổ chức sự kiện trực tuyến, Livestream sự kiện ảo hay webinar. Có thể nói, đây là giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp trong tình hình đại dịch Covid 19 đang hoành hành như hiện nay. Tổ chức sự kiện ảo mang doanh nghiệp đến gần với đối tượng mục tiêu hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, bạn cần nắm vững quy trình tổ chức sự kiện bằng hình thức nào để đảm bảo hiệu quả tốt nhất. Chúng tôi sẽ chia sẻ quy trình tổ chức một sự kiện ảo chuyên nghiệp ngay sau đây

Quy trình tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp gồm các bước cơ bản sau:

Xác định mục đích tổ chức sự kiện ảo

Trước tiên, doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện ảo cần xác định mục đích và loại hình của sự kiện. Mục tiêu rõ ràng và chính xác sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch tổ chức sự kiện ảo hiệu quả. Đồng thời, việc xác định mục đích, mục tiêu và loại hình sự kiện cũng giúp bạn chọn được hình thức tổ chức phù hợp nhất.

JURO với quy trình tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp Lập kế hoạch tổng thể và chi tiết nhất

Sau khi có mục tiêu tổ chức một sự kiện ảo, bạn có thể bắt tay lên kế hoạch tổ chức tổng thể lẫn chi tiết nhất. Kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm: Thời gian tổ chức, khách mời tham dự, quy mô sự kiện, phân công nhân sự, nội dung chính của sự kiện, ngân sách tổ chức,… Các nội dung này cần có bản phác thảo tổng quát lẫn kế hoạch thực hiện chi tiết nhất.

Khảo sát để lựa chọn địa điểm cho sự kiện

Đối với sự kiện ảo liên quan đến nội bộ công ty hay quy mô nhỏ thì doanh nghiệp có thể tận dụng không gian văn phòng. Tuy nhiên, đối với những sự kiện có quy mô lớn và cần không gian rộng rãi thì doanh nghiệp nên thêm mục khảo sát và lựa chọn địa điểm vào quy trình tổ chức. Mặc dù sự kiện ảo không cần không gian quá lớn, thế nhưng vẫn cần đảm bảo các vấn đề về âm thanh, máy móc, đường truyền, thiết bị hỗ trợ,…

Khảo sát để lựa chọn địa điểm cho sự kiện Truyền thông quảng bá sự kiện ảo

Cũng giống như sự kiện trực tiếp, sự kiện ảo cũng cần được truyền thông để quảng bá rộng rãi. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương tiện truyền thông (Trực tuyến, áp phích, tờ rơi,…) để đạt hiệu quả quảng bá tốt nhất. Trong quy trình tổ chức sự kiện ảo, việc truyền thông kết hợp cùng nền tảng đặt vé và thanh toán trực tuyến sẽ mang đến trải nghiệm tốt và tiện lợi cho khách hàng.

Lên kịch bản tổ chức sự kiện ảo

Có thể nói, kịch bản tổ chức là một phần vô cùng quan trọng trong sự kiện ảo. Kịch bản hay và hấp dẫn chính là bí quyết để giữ chân khách mời tham dự trong suốt chương trình phát trực tiếp. Chưa kể, nội dung thú vị còn là cách để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tốt hơn bao giờ hết. Do đó, kịch bản tổ chức một sự kiện ảo cần được chăm chút kỹ lưỡng từng chi tiết và lồng ghép một số yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho chương trình.

Triển khai các hạng mục sự kiện Triển khai các hạng mục tổ chức sự kiện ảo

Sau khi thực hiện các bước nêu trên, doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai các hạng mục tổ chức sự kiện ảo. Trên thực tế, hình thức tổ chức sự kiện ảo thường tập trung vào việc sản xuất và truyền thống. Do đó, doanh nghiệp nên tập trung đầu tư vào hai hạng mục này để đạt hiệu quả tốt nhất.

Kiểm tra và đánh giá hiệu quả

Doanh nghiệp có thể dựa vào KPI đã thiết lập ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá hiệu quả của sự kiện ảo. Đồng thời, đừng quên nhận xét và rút kinh nghiệm để tổ chức sự kiện trực tuyến đạt hiệu quả tốt hơn nữa vào những lần sau.

JURO – Đơn vị tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp tại TP.HCM

Có thể thấy, quy trình tổ chức sự kiện ảo khá phức tạp và yêu cầu tính chuyên nghiệp cao để đạt hiệu quả tốt nhất. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp để đạt được thành công và đảm bảo mục đích sự kiện. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp tại TPHCM, JURO Production chính là sự lựa chọn đáng tin cậy hiện nay.

• Đội ngũ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên của JURO Production luôn đảm bảo tính chuyên nghiệp và trình độ chuyên môn cao. Sự sáng tạo không ngừng, sự nhiệt tình trong công việc và khả năng sử dụng công nghệ cao đã mang đến tiềm lực phát triển mạnh cho đội ngũ. Đồng thời, nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn cho khách hàng tận tình và chu đáo nhất.

Đội ngũ nhân viên của JURO Production luôn đảm bảo tính chuyên nghiệp

• Quy trình chuyên nghiệp: Từ khâu tư vấn hình thức tổ chức, lên kế hoạch, truyền thông sự kiện cho đến khâu quản lý rủi ro luôn được thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất. Nhờ đó, khách hàng có thể nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện ảo tại JURO Production để có sự điều chỉnh kịp thời theo mong muốn.
• Thiết bị hiện đại: Thấu hiểu nhu cầu của thị trường hiện nay, JURO Production luôn đầu tư trang thiết bị hiện đại nhất. Đồng thời, nhân viên kỹ thuật tại đây cũng được trau dồi kiến thức về khoa học kỹ thuật hiện đại thường xuyên để nắm bắt xu hướng thị trường nhanh chóng nhất. Hệ thống âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng và công nghệ cao của chúng tôi sẽ mang đến cho khách hàng sự kiện ảo hoành tráng nhất.

JURO Production – Đơn vị tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp tại TP.HCM

Tổ chức sự kiện ảo đang là xu hướng hàng đầu của thị trường hiện nay. Với đội ngũ nhân viên trình độ chuyên môn cao, trang thiết bị hiện đại và quy trình chuyên nghiệp – JURO hứa hẹn mang đến cho khách hàng sự kiện ảo thành công nhất. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình, chu đáo và tận tâm nhất từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp nhé.